Nemzetközi kiállításon kiállítani, ingyen!?

Szerencsére sokan felismerték a tényt, hogy érdemes kilépni az országhatáron túlra, és ott keresni az új ügyfeleket, új megrendeléseket. A mai napig a legjobb mód erre részt venni az egyik hatalmas nemzetközi üzleti eseményen, kiállításon / vásáron.

Nyilván sokan hallottatok már róla, hogy olykor jellemzően állami érdekeltségű cégek, vagy valamilyen szakmai szövetségek – szintén jellemzően valamilyen állami pénzből – szerveznek standokat nagy nemzetközi kiállításokon, ahol egy standon több különböző cég állít ki, a stand szervezőjének ernyője alatt. Az ilyen standokat hívjuk függően attól, hogy az állam szervezi-e – ebben az esetben nemzeti-, vagy ország standnak – ha valamilyen szakmai szervezet hozza létre a standot akkor pedig közösségi standnak. 

Sokszor fordulnak tehát hozzánk azzal a kérdéssel, hogy tudunk-e róla, hogy lesz-e valamilyen állami / nemzeti / közösségi pavilon valamelyik általunk képviselt nemzetközi kiállításunkon. Mert ha igen akkor nagyon szívesen jelentkeznének kiállítónak. De csak ha ingyen van! Nekik sajnos nincs pénzük ilyen drága kiállításokra.  Miért fizetnének érte, ha megkaphatják ingyen is?

A kérdés tehát, hogy “-Érdemes-e várni a stand szervező által finanszírozott, a kiállítóknak “ingyenes” megjelenésre vagy megéri inkább fizetni a saját kiállítási helyért ha részesei akarunk lenni a nemzetközi üzleti kapcsolatoknak? „

Gondoltam megér egy bejegyzést ha számba veszem az előnyöket és a hátrányokat. Szeretném eloszlatni a rózsaszín ködöt és leírni pro és kontra az érveket, és azt is, hogy ingyen van-e ami ingyen van illetve megéri-e az “árát” amennyibe kerül?

Vegyük először az előnyöket: 

Kétség kívül hatalmas előny, ha valamiért nem vagy csak részben kell fizetni és így az majdnem ingyen van. Az is előny, hogy valaki más szervezi le a kiállítási standot és minden mást is helyettünk. Az is előny, hogy más cégekkel együtt megyünk, így erősítjük egymást, új üzleti kapcsolatokra tehetünk szert és még bátrabbak is vagyunk, ha vannak ott velünk mások is.  A pályázók a stand szervezőtől általában a stand helyet, a belépőket és a stand szervező igényei szerinti stand felépítményt kapják. (általában valami egyen standot) Vannak olyan állami / szövetségi / közösségi standok , ahol a nyertes pályázók még kapnak költség térítést az utazáshoz és a szálláshoz is. Ilyen esetben már tényleg majdnem ingyen van a kiállításon való részvétel. 

Azt hiszem az előnyökkel végeztünk is, mert a többi előny már magához a kiállításhoz kapcsolódhat és nem a közösségi standhoz. 

Hátrányok: 

Ne felejtsük el , hogy az előnyöknél azt írtam, hogy MAJDNEM ingyen van. A majdnem ebben az esetben azt jelenti, hogy a költségeknek egy részét fedezi a stand szervező, a többit pedig a résztvevőknek kell állniuk. Ahol nem kapnak erre költségvetést, ott az utazást és a szállást is. (a szállás és az utazás egy nagyobb kiállítás és egy tapasztalatlan kiállító esetében jelentős költség lehet) De nyilván a standra kirakott rollupok, szóró anyagok, a TV-n futó videós prezi, a névjegyek költsége is a résztvevőt terhelik. A szervezéssel ugyan keveset kell foglalkozni, de pályázni kell a részvételre, egyeztetni kell a stand szervezővel, fel kell készülni, és kint is kell lenni a kiállításon általában a cégtől több kollégával együtt. Ez mind idő és pénz. Az idő is pénz, mert ez alatt az idő alatt is dolgozhatnánk, új ügyfeleket találhatnánk stb. Egyszóval a költségeken túl az időt is érdemes hozzáadnunk a matekhoz. De közel sem ez az összes hátrány. A felsoroltak csak a költségekkel kapcsolatosak.

Azt már tisztáztuk, hogy nincsen ingyen egy ilyen standon a részvétel. Ha ezeket a költségeket nem is vesszük figyelembe és csak az előnyökre fókuszálunk, véleményem szerint ez akkor sem az évszázad biznisze. Pontosabban nem mindenkinek és nem egyformán éri meg pályázni az „ingyenes” standhelyre.

Jöjjenek a miértek: 

Minden, nagy nemzetközi kiállítás, főleg az igazán nagyok mint pl. a Hannover Messe  ami 23 pavilonban kerül megrendezésre és 6.500 kiállítóhoz több mint 200.000 látogató érkezik, tematikusan van felépítve. Különböző témákhoz különböző al-témák is tartoznak. A kiállítás szervezői pedig igyekeznek a kiállítókat a megfelelő témában és altémában elhelyezni. Ilyen amúgy a fémipari EMO vagy a sokak által ismert idős korában tragikus hirtelenséggel elhalálozott CEBIT is. R.I.P.

Az első és legfontosabb válasz a miért-re, hogy a stand hely egy több kiállítós stand esetében szinte biztosan nincsen az összes kiállítóra egyformán optimalizálva. Vannak olyan közösségi standok amelyek célzottan egy iparág egy bizonyos szereplőit jelenítik meg egy helyen, de csak akkor lenne jó ez a stand mindenkinek, ha pontosan ugyan azzal foglalkoznak tehát valójában egymás versenytársai. Ha azonos iparból jönnek pl. fémipar és a standon van fém megmunkáló, öntő, szerszám gyártó és mondjuk felület kezelő folyadékot gyártó is, akkor a közös stand ezek közül egynek vagy néhánynak lesz csak jó. A többieknek nem, hogy a csarnokon belül máshol, hanem másik pavilonban kellene lenniük ahhoz, hogy a látogatók megtalálják Őket!!!!! Aki fémmegmunkáló szerszámot keres az nem keres a szerszámkészítők között pl. felületkezelő folyadékot.

Ezért kicsi az esélye, hogy valós üzleti kapcsolathoz jut aki rossz helyen van.

Egy komoly üzletember aki partnert keres egy ilyen vásáron nem bóklászik napokat a vásár területen. Nem néz be minden sarokba és nem keresi fel az összes állami pavilont, hogy talál-e ott őt érdeklő céget. Előre megtervezi, hogy mely kiállítókat keresi fel és a leghatékonyabb módját választja a kiállítás megtekintésének. Ez érthető ugye? 

Hogyan néz ki egy hazai közösségi stand szervezése? 

Nem állítom, hogy minden esetben így van, de azt gondolom, hogy az esetek többsége az sajnos az alábbiak szerint működik. A szervezőnél felmerül az igény, egy nagy nemzeti vagy közösségi pavilon létrehozására 10-15 vagy akár 30 kiállítóval. Az érdeklődés pillanatában (ez még nem jelentkezés) még sajnos fogalma sincs a stand szervezőnek, hogy megkapja-e az államtól / EU-tól, bárhonnan máshonnan a pénzt a finanszírozáshoz. Ezért még nincsenek konkrétumok. Sem hely, sem téma, sem kiállítók. Ez ebben a fázisban még csak egy ötlet. Mivel nincs konkrét elképzelés és mivel még – finanszírozás sincsen –  ezért nem is tud ilyenkor a stand szervező jelentkezni és kiválasztani a stand helyet sem. Általában az érdeklődés maga is kicsit el van késve. Nem a megcélzott kiállítás előtt +1 évvel kezdődik az egyeztetés, hanem mindössze a kiállítás előtt néhány hónappal. Ekkorra már jórészt a jobb helyek elfogynak. A kiállítók jelentős része az aktuális kiállításon megrendeli a következő évi standját! Néhány hónappal a kiállítás előtt már nagyon kevés a szabad hely főleg a nagyobb méretű, jó lokációjú, általánosabb pavilonban lévő hely. 

Az állami érdekeltségbe tartozó szervezők által kezelt közösségi standok esetében az állam ezt a fajta megjelenést egy fajta presztízs megjelenésnek szánja ezért fontosabb a jó elhelyezkedés és az egyben nagyobb stand mint a kiállítók valós üzleti érdeke – tisztelet a kivételnek. Ha nem az állam a szervező akkor a szakmai szervezetek által szervezett standok is sokszor hasonló cipőben járnak, mivel a finanszírozás itt is sok esetben állami. Ők jobban próbálnak valamiféle megtérülésre is figyelni de önhibájukon kívül ők sem képesek olyan standot szervezni ami mindenkinek jó. Na de térjünk vissza folyamatra. 

A szervező leadja a költségviselőnek a kiállítás képviselettől (tőlünk) kapott ajánlatot, ami néhány hónapra elveszik a bürokrácia útvesztőjében. Néha felkiált a bürokrácia iszapja alól és kérdez. Kér módosításokat, néha prezentálni kell az ötletet néhány döntéshozónak, de ettől függetlenül ez egy csendes és lassú folyamat.  Egyszer azután megjön a hír, hogy megvan a finanszírozás! Mindenki örül. Mindez mondjuk kb. 2-3 hónappal a kiállítás megnyitása előtt van! Ez nemzetközi kiállítások esetében a bőven elkéstünk kategória. Na de van elszántság, meg pénz is rá, akkor mi Magyarok minden megoldunk pár nap alatt. Istennek 7 nap kellett a világot megteremteni, nekünk, ha van rá költségvetés elég 4 is, de talán 3-ból is meg lesz! 😄 A viccet félre téve sajnos néha meg az a hír jön, hogy nincs finanszírozás. „Talán majd jövőre.” Így mindenki aki erre várt, már biztosan nem tud felkészülni Önerőből, ezért várhat egy újabb évet a következő ingyen standra. Akkor sem biztos, hogy lesz, de a remény hal meg utoljára.

Az idő meg telik…

Ha van finanszírozás, leadjuk a jelentkezést a kiállításra amikor még MINDIG nincsenek kiválasztva a kiállítók. A kiállítás külföldi szervező nem is értik, hogyan és miért jelentkezünk ilyen későn és miért nem tudjuk – ekkora már – , hogy ki lesz a standon. Innentől kezdve nem tudnak nekünk olyan stand helyet adni – nem az Ő hibájuk – ami üzletileg minden kiállítónak jó lenne. Itt meg is dőlt az egész “ami ingyen az megéri” dolog. Lesz egy stand valami univerzális helyen. Más hasonló későn ébredő kiállítók közelében, Azután kutyafuttában kiválasztják a pályázókat azok közül, akik még ráérnek elmenni.

Akit kiválasztottak és ott lehet a kiállításon Ő boldog. Alig került pénzébe a kiállítás. Jófej magyar cégekkel együtt várják a csodát. Azt a csodát ami nem jön. Na jó, nem is motiváltak a kiállítók nagyon mert nem került sokba, hogy ott lehessenek. Ha nem lesz üzlet akkor sincs baj, mert szinte ingyen volt.  Nézelődnek, nyomkodják a telefonjukat, kicsit nyaralnak. Hazaérve büszkén elmondhatják, hogy Ők kint voltak a kiállításon. Ja, és hogy a kiállítás hatalmas, micsoda innovációk vannak ott, meg milyen profi minden …meg azt is, hogy semmi biznisz nem lett belőle. Nem is érte meg kimenni. Mennyi idő elment a pályázással, az egyeztetésekkel a “felkészüléssel” az utazással, a kintléttel. Amúgy meg egy rakat pénzbe is került, mert a szállás, az utazás, a szóróanyag, a névjegy, az egyen öltőny… Az elveszett hasznos munkaórákról nem is beszélve….. A stand szervező sem érzi feltétlen sikeresnek. Sok volt a nyűg, rossz volt a hely, nem jöttek a számok.

Majd jövőre jobb lesz!

Ezzel szemben azok a magyar kiállítók akik – sajnos nagyon kevesen vannak – de önerőből mennek egy ilyen kiállításra. Néha az utolsó forintjukat váltják négyzetméterre. Lézer pontosan ott vannak abban a témában ahol a látogatók keresik Őket. Fel vannak készülve a látogatókra. Kezelik a leadeket. Ök nem nyaralni jöttek, nem más pénzén próbálnak szerencsét, hanem nagyon keményen dolgoznak. Na Ők, ők tudják miért jó egy ilyen kiállítás, és hogy miért éri meg minden Euro centjét az ott lét. Ők komoly üzleti szándékkal mentek ki és üzleti kockázatot vállaltak a részvétellel. Nem bízták másra, nem vártak senkire. Elhatározták, hogy mennek és végig is vitték.

Nekik sikeres a kiállítás és rakéta sebességgel húznak el a csodaváró, “ingyen” helyre váró, nem motivált, kockázat kerülő versenytársaik mellett. 

Ja és, hogy ugyan annyi idő megy el a saját szervezéssel mint a közösségi stand részvételével kapcsolatos egyeztetésekkel? Ugyan úgy kell szállás és ki is kell utazni? Ugyan úgy kell a grafikus, kell szórólap, kell a névjegy a csilli-villi TV prezentáció meg az egyen öltöny is? A különbség már csak néhány ezer EUR egy olyan standért ahol csak egy kiállító van, jó helyen, amiből szinte garantált a megtérülés, sőt az hosszú évekig tartó profit is!

Na de akkor kinek éri meg az “ingyenes” közösségi standon részt venni? 

Leginkább azoknak, akik új céget alapítottak, akiknek még nincs sok nemzetközi üzleti tapasztalatuk, akik „Sales heavybe” nyomják. Nem üldögélnek a standon, hanem egész nap más kiállítókat keresnek fel és üzletelnek. (Mondjuk nekik elég lenne látogatóként részt venni egy kiállításon)  Illetve jó lehet még az első, saját zsebből fizetős kiállítás előtt részt venni egy közösségi standon mint társ kiállító (ha éppen van ilyen lehetőség) és megnézni kicsit a más pénzén, hogy működik egy ilyen kiállítás. Inspirálódni, okosnak lenni azután jövőre pedig saját standdal kiállítani.

Nem érdemes éveket várni egy ilyen lehetőségre, annyit nem ér!

Akkor inkább érdemes elmenni az első kiállításra mint látogató. Végig kint lenni a kiállításon és figyelni a többieket. Aztán amikor vége a kiállításnak akkor leadni a jelentkezést kedvezményes áron és a következő 1 évben a kiállításig céltudatosan a kiállításra készülni. 

Utószónak fontos leírnom, hogy nem bántani / bírálni szeretném a stand szervezőket. Sőt! Nagyon hálás vagyok nekik, mert próbálnak valamit csinálni. Minden stand szervező mögött jó szándékot, tenni akarást látok. Senki nem akarja csak elégetni a pénzt. Szóval respect mindenkinek aki felvállalja azt, hogy leszervez egy közösségi standot, ami nem kis vesződséggel jár. Sokszor nem a szervezők miatt lesz kevésbé sikeres a kiállítás hanem a bürokrácia viszi el az időt illetve a forrás hiány nem ad lehetőséget nekik, hogy időben cselekedjenek. Ha a finanszírozók csak kicsit néznének előrébb, mondjuk csak egy kiállítással, ha többet egyeztetnének a kiállítások képviselőivel, az ország imázs helyett a valós üzleti érdek lenne a legfontosabb, vagy ha nem 100%-ban csak mondjuk 50%-ban támogatnák a cégeket a megjelenésben és nem feltétlen közösségi standban gondolkodnának, hanem az egyénekben, akkor biztos vagyok benne, hogy a közösségi standok is mindenki számára sokkal hasznosabbak lennének!

#nemzetközi #kiállítás #közösségi #stand #ingyen #ingyen stand #pályázat #kiállító